Alguns passos para gerenciar seu tempo com maior eficácia
Mesmo com os três conceitos “furados” colocados em perspectiva, a questão permanece. Que regras poderão realmente ajudar-me a melhor administrar meu tempo?
O primeiro passo para melhor administrar o tempo é determinar como é utilizado. A maioria as pessoas acha que sabe como ocupa seu tempo mas, comumente, quando os fatos são registrados num quadro de tempo, o resultado é surpreendente.
Situações típicas demonstradas nesse quadro são:
1. Julgamentos bruscos feitos em relação a assuntos altamente importantes;
2. Conversas telefônicas que se estendem em demasia;
3. Períodos de incessantes interrupções nos quais nada de significativo é feito;
4. Longo envolvimento em assuntos de pouca importância que poderiam ser delegados ou ignorados;
5. Períodos de escravidão à burocracia, nos quais a “papelada” domina o dia;
6. Ausência de tempo para pensar ou planejar.
A percepção de como você usa seu tempo implica num esforço de cronometrar suas atividades diárias e registrar os resultados para análise.
Para ajudar a capturar seu dia como ele realmente é, siga estes passos:
Passo 1 – Faça um quadro de tempo.
Use uma agenda, um caderno ou um bloco e anote de 30 em 30 minutos o que você esteve fazendo durante a meia hora que passou. Registre suas atividades por uma semana.
Passo 2 – Reveja o quadro.
Faça um resumo dos resultados. Veja quanto tempo você gastou em assuntos realmente importantes, quanto tempo foi gasto inutilmente e quanto foi dedicado à rotina.
Passo 3 – Reflita.
Você está realmente aplicando o tempo nos assuntos que o ajudarão a atingir seus objetivos? (você poderá concluir que, certamente, seu tempo não está sendo bem utilizado, mas justifica assim “não existem horas suficientes no dia e, além disso, as pessoas vivem me interrompendo.”) Para resolver este problema, examine os maiores estranguladores de tempo e deixe mais tempo livre para os assuntos importantes.
As seguintes atividades tendem a dominar o dia do gerente/profissional:
- Papelada – Aguardando assinatura ou leitura;
- Reuniões – Programadas ou não;
- Diálogos – Conversas e discussões;
- Chamadas Telefônicas – Recebidas e/ou feitas por você.
Para ganhar tempo, analise seu dia visando eliminar atividades inúteis. Aqui estão alguns indicadores para manter-se livre da maioria dos estranguladores de tempo:
Passo 4 – Pergunte a você mesmo se realmente precisa ver toda aquela papelada.
O fato de ter sido mandada para você não significa que deva perder tempo com ela. Faça uma lista dos documentos que recebe; classifique-os em grupos de prioridades A, B e C. Então, delegando, eliminando e condensando, reduza drasticamente seu gasto de tempo com os itens C e, em menor grau, com os assuntos B, permitindo desse modo, mais tempo para os de prioridade A.
Passo 5 – Discipline suas reuniões para obter resultados mais eficazes em menos tempo.
Volte às bases. Todos conhecem o assunto e o objetivo da reunião? É comum os participantes não saberem o objetivo da reunião (às vezes, nem o líder tem uma idéia clara). Estabeleça o objetivo da reunião de forma cristalina. Antes dela, faça uma agenda detalhada e, finalmente, registre os resultados em ata.
Pergunte-se também se a reunião realmente é necessária. Talvez não seja e, sim, uma perda de tempo para todos os participantes.
Passo 6 – Determine quanto tempo você dispõe para diálogos (para ouvir, resolver problemas, conversar); então, racionalize o seu tempo de acordo.
Precisa receber todas as pessoas que querem falar com você? E pelo tempo que elas quiserem? Obviamente não. Muitos dos seus visitantes poderão ser bem atendidos por outra pessoa que não você. Se tem outras prioridades, é uma prerrogativa sua determinar os limites de tempo dos seus diálogos. Redobre, portanto, seus esforços para organizar sua agenda de entrevistas.
Passo 7 – Estabeleça um código de conduta telefônica.
Evite escravizar-se ao telefone. Agrupe as ligações para logo se ver livre delas. Evite interrupções telefônicas quando estiver trabalhando em assuntos importantes (desligue o aparelho, ou peça a alguém para anotar recados). Se precisa fazer ligações diariamente, tente estabelecer um horário para isso. Evite pegar o telefone impulsivamente – organize seus pensamentos e discuta os assuntos em uma seqüência ordenada.
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