LIDANDO COM AS INTERRUPÇÕES.
Nem todas as interrupções, obviamente são ruins. Na verdade, existem algumas interrupções boas, aquelas onde se discutem boas idéias.
Para cortar interrupções indesejáveis:
- Elimine os assuntos atrasados para não ter de enfrentar as conseqüências;
- Lide com as coisas de forma total e correta, para reduzir os pedidos de correções.
- Dê instruções claras e completas para os seus subordinados a fim de reduzir os pedidos de esclarecimento e as suas frustrações quando as coisas não forem feitas da maneira certa na primeira vez.
- Lembre-se de que a sua função é educar os seus funcionários quanto à forma de executar tanto as tarefas de rotina quanto os trabalhos maiores.
- Quando deixar recados, deixe informações completas.
- Peça que se anotem recados completos quando os outros lhe ligarem.
- Lide com as interrupções expondo as suas limitações de tempo. “Temos apenas 20 minutos para esse assunto!”
- Apóie uma cultura com menos interrupções.
- Comece a dividir a sua comunicação em lotes. Evite a cada assunto que surge discutir imediatamente com o responsável por isso. Em vez disso discuta vários problemas no mesmo momento.
Como prioritarizar assuntos em função de importância e urgência?
A TIRANIA DA URGÊNCIA RESIDE NA SUA DISTORÇÃO DE PRIORIDADES – PELO SUTIL DISFARCE DE PROJETOS MENORES COM SATUS MAIOR, COMUMENTE SOB A MÁSCARA DE “CRISE”.
Assuntos importantes são aqueles que são relevantes em termos de nossos objetivos.
Urgências são caracterizadas por uma necessidade premente de se realizar atividades dentro de um prazo específico, podendo ser ou não coincidente com um assunto importante.
Programar seu tempo ou seu trabalho?
“O que é que eu realmente consegui fazer hoje?”, quando, no fundo, você já sabe qual é resposta. Como é que pode acontecer este fenômeno?
É porque nos deixamos ser controlados pelas urgências dos outros, mesmo quando estes assuntos não contribuem de nenhuma forma para objetivos em mira.
Devemos nos perguntar onde estamos e para onde estamos tendendo
PETER DRUCKER fala que: não conseguimos atingir nossas metas diárias porque, em termos de administração de tempo, procedemos de maneira totalmente inversa, isto é, procuramos espremer uma “massa” que se encontra em processo de constante expansão, dentro de um compartimento rígido e limitado.
O importante é procurar alocar previamente uma parcela de tempo para a execução de tarefa, executando, em primeiro lugar, aquela tarefa que produzir mais resultados ou conseqüências.
• Aceitar o fato de que nunca conseguirá dar conta de todo o trabalho que lhe for atribuído;
• Aceitar que outras pessoas podem ser tão competentes do que você e, portanto, têm capacidade para executar tarefas que “só você sabe fazer”;
• Manter-se no ataque;
• Concentrar-se naqueles itens que realmente são importantes;
• Delegar;
• Planejar seu dia em termos de tarefas específicas a serem executadas durante períodos pré-determinados;
• Começar seu dia sempre pela execução das tarefas mais importantes.
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