Introdução:
Entendendo a Mala Direta
Quando a maioria das pessoas diz mala direta, elas querem dizer unir um arquivo, que contém uma lista de nomes e endereços, com outro arquivo, contendo um modelo de carta, para produzir vários modelos de carta personalizados. Suponha que você não tenha ido à reunião do Clube dos Pais, de modo que eles o elegeram secretário. Agora é tarefa sua, enviar uma carta para todos os pais da escola, suplicando-lhes para que entrem no Clube dos Pais ou, pelo menos, comprem bilhetes da rifa. O Clube dos Pais decidiu que enviar para casa uma nota com os garotos não é suficiente; uma carta personalizada deve ser enviada para a casa de cada pai. A mala direta requer uma tarefa de três passos, amplamente assistida pela caixa de diálogo Mail Merge Helper, que aparece quando você chama o comando Tools Mail Merge.
Como Fazer
1. Escreva o modelo de carta Primeiramente, você precisa saber o que dizer àqueles pais desconhecidos. Você pode criar uma nova carta ou usar a que enviou a última vez (quando se esqueceu da reunião da Sociedade dos Vizinhos na Luta contra o Crime e eles também o elegeram secretário). De qualquer modo, você precisa criar um documento principal. Você trabalha horas a fio na carta, tentando ser firme mas inofensivo. Ao escrever a carta, você deixa espaços em branco nos lugares, que serão preenchidos com informação personalizada,
provavelmente apenas o endereço interno e a saudação ("caro João").
2. Pegue os nomes e endereços Peça a Deus que alguém já tenha digitado em algum computador os nomes e endereços de todos os pais. Na melhor das hipóteses, essa pessoa digitou os nomes em um
texto do Word for Windows 6.0, de modo que você está pronto. No mundo do "tudo bem, mas ainda pode dar errado", alguém já introduziu mesmo os nomes, mas o fez usando um PC qualquer ou em algum outro programa de banco de dados que você nunca ouviu falar. Você tem que descobrir um modo de converter os dados para um formato que possa usar com o WinWord.
Contudo, é mais provável que você tenha que pleitear junto ao diretor a permissão de mandar as crianças para casa com um formulário em que os pais possam escrever seus nomes e endereços e devolvam no dia seguinte. Se tiver sorte, metades dele voltarão em uma semana. Seguramente, você pode supor que a outra metade provavelmente se
transformou em aviões ou bolinhas de papel e nunca chegaram a casa, de modo que é necessário enviar-lhes lembrete uma semana depois, esperando - como eles dizem nos negócios de mala direta - "resposta aperfeiçoada". Após duas ou três semanas, você terá uma pilha de 400 formulários com nomes e endereços, dificilmente legíveis, esperando para
serem digitados no computador. Oh, a alegria da mala direta.
Depois que o documento principal está composto, você volta ao Mail Merge Helper e dá um clique no botão Get Data, que possibilita definir uma fonte de dados: um documento WinWord que contém todos os nomes e endereços caprichosamente formatados
em uma tabela. A boa nova é que o WinWord monta esta tabela para você, basta dizer quais campos deve incluir (como prenomes e sobrenomes, linhas de endereços, cidade, estado, código postal, etc...). Então o WinWord exibe a caixa de diálogo Data Form. Você passará
um bom tempo trabalhando com esta caixa de diálogos.
Insira os nomes de campo no documento principal
Eu não disse que eram apenas três passos? Acho que não mencionei que alguns deles tinham sub-passos. Sinto muito.
Depois que você introduzir todos os nomes e endereços (salvando o arquivo frequentemente, é claro), o WinWorld reclama que não foram introduzidos os nomes de campos no documento principal e o leva de volta ao modelo da carta. Lá, você insere os nomes de campos nos espaços em brancos que você deixou no modelo de carta
posicionando o cursor em um dos pontos em branco, clicando o botão Insert Merge Field da barra de ferramentas da mala direta e escolhendo o nome do campo apropriado na lista de nomes do campo que aparece.
Una os endereços ao modelo de carta Esta e a parte mais fácil. Após ter definido o documento principal e a fonte de dados, de um clique no botão Merge no Mail Merge Helper. O WinWorld cria uma carta
personalizada para cada nome da lista de endereços. Você pode mandar as cartas diretamente para a impressora ou coloca-las em um novo documento, que pode ser examinado antes da impressão.
Criando modelos de carta com acabamento Novamente, você só pensa na mala direta em termos de inserir endereço interno e saudação personalizada em um modelo de carta. Contudo, você também pode personalizar o corpo da carta, se tiver as informações que deseja incluir na carta e se planejar cuidadosamente com antecipação. Você pode, por exemplo, incluir campos da fonte de dados no corpo da carta. Pode fazer o WinWord dar uma pausa enquanto prepara cada carta.
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