sábado, 18 de dezembro de 2010

CURSO SOBRE ADMINISTRAÇÃO DO TEMPO => AULA 10

ORGANIZE SISTEMAS DE FOLLOW-UP EFICIENTES




Porque ter lembretes sempre à frente, não vai necessariamente nos levar à concentração, ao foco e à produtividade. Se esses lembretes ficarem pendurados durante um determinado tempo, você não os verá mais. Olhá-los e não tomar uma atitude em relação a todos eles, reforça um hábito: NÃO FAÇA AGORA.





Coloque em prática sistemas simples, que permitem superar esses problemas e fazer o trabalho realmente importante.



1. Transfira seus papéis para um arquivo que lhe permite agendar material, através de lembretes, de acordo com o dia: – (1 a 31) ou por mês (de 1 a 12). Se você envia uma carta e espera resposta em uma semana, coloque o lembrete com uma cópia da carta que irá lembrá-lo de que precisa falar novamente com o cliente.

2. Também poderá consolidar todas as pequenas tarefas em um caderno de registros o que elimina a necessidade de pequenos pedaços de papel. Use quando você se lembrar de algo e precisa um lugar para escrever. Mantenha nele um diário de atividades em ordem cronológicas. Você deve datar cada um dos registros. Escreva em letras grandes e separe cada registro. Quando concluir uma tarefa, faça um (X) grande sobre ela. Até criar o hábito, deixe-o sempre em cima de sua mesa.

3. No sistema de agenda, como são datadas, elas prevêm as necessidades futuras e você pode utilizá-las, como um sistema linear de lembretes. A boa regra para qualquer sistema de agenda é você escolher um sistema para mesa com várias seções e características, ou uma de bolso. Utilize agenda que tenha a função de visão rápida da semana. Aprenda a utilizar todos os recursos do seu sistema de agenda.

4. Existem sistemas de agendas eletrônicas portáteis que podem nos fornecer uma grande quantidade de informações. Qualquer que seja o tamanho existem alguns inconvenientes. Um sistema/agenda do tamanho da palma da mão pode ter um teclado difícil de se trabalhar. Existem programas com várias funções que você pode utilizar para fazer anotações rápidas e depois revisar e ajustar como acontece quando você planeja no papel.

5. Muitas pessoas combinam os sistemas de agenda de papel e eletrônica, que pode imprimir a sua agenda em qualquer tamanho e você poderá levar o impresso ao invés do computador.



Quanto tempo para cada atividade?



Aumentar, manter ou diminuir o tempo gasto em cada atividade?

Em pesquisa realizada com mais de 1000 executivos em 10 países, os professores Cooper e Arbose constataram que os fatores que mais contribuem para o “stress” gerencial são:



1. Falta de tempo para cumprir prazos;

2. Carga excessiva de trabalho;

3. Subordinados mal treinados;

4. Horas de trabalho além do normal;

5. Participação em reuniões;



O tempo é um recurso impossível de ser recuperado depois de gasto.

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